Guía de tipos de oficina: Oficina con servicios vs Coworking

En el entorno empresarial moderno, la oferta de oficinas es cada vez más variada. Oficinas con servicios y las oficinas de cotrabajo son dos modelos de oficina muy populares, cada uno con sus propias características. Tanto si se trata de una start-up como de una pequeña o mediana empresa, o de una sucursal de una gran empresa, es necesario elegir adecuadamente entre estos dos modelos en función de sus propias necesidades. A continuación, realizaremos un análisis exhaustivo de estos dos tipos de oficina.

La oficina con servicios es una solución de oficina altamente personalizada, normalmente gestionada y operada por operadores profesionales. Se alquilan en unidades de espacio de oficina completo, que incluyen mobiliario de oficina básico como mesas y sillas, archivadores, redes de alta velocidad, sistemas telefónicos y otros equipos de comunicación, e incluso una serie de servicios de apoyo como recepción, limpieza y seguridad. El núcleo de las oficinas con servicios es ofrecer a las empresas un entorno de oficina "integral". Las empresas pueden empezar a trabajar inmediatamente después de instalarse, sin tener que preocuparse de la construcción básica ni de la gestión operativa del espacio de oficina.

El coworking es un modelo de espacio de oficina compartido que rompe con la naturaleza cerrada del espacio de oficina tradicional y hace hincapié en compartir el espacio y los recursos. En un espacio de coworking, distintas empresas, equipos o individuos comparten el mismo espacio físico. Además de sus propios puestos de trabajo independientes o pequeñas oficinas, también comparten zonas públicas como salas de reuniones, áreas de descanso, salones de té y zonas de impresión. El coworking se centra en crear un ambiente de comunidad y, mediante la organización de diversas actividades sociales e intercambios sectoriales, fomenta la interacción y la cooperación entre sus miembros, formando un ecosistema de oficinas vibrante e innovador.

Es adecuado para empresas con mayores requisitos de confidencialidad de la información, como instituciones financieras, bufetes de abogados, etc. Tanto si se trata de una oficina abierta como de un compartimento independiente, puede satisfacer las necesidades de distintos escenarios de oficina.

La distribución de las oficinas compartidas es más flexible y diversa, con puestos de trabajo compartidos abiertos y pequeños despachos independientes. Los puestos de trabajo compartidos abiertos ofrecen opciones de oficina de bajo coste para individuos o equipos pequeños, pero la privacidad es relativamente escasa; aunque los despachos independientes tienen cierto grado de privacidad, puede que no sean tan buenos como los despachos independientes de las oficinas con servicios en cuanto a superficie y aislamiento acústico. Las oficinas conjuntas son más adecuadas para empresas creativas, equipos de nueva creación o autónomos que persiguen una comunicación abierta y se centran en el ambiente social.

Oficinas con servicios ofrecen servicios más completos y detallados. Además de las instalaciones básicas de oficina y los servicios inmobiliarios, también pueden incluir servicios de apoyo administrativo, como reparto de correo, organización de reuniones, reserva de hoteles y billetes de avión, etc.; apoyo técnico informático, como mantenimiento de redes, reparación de equipos, etc.; y servicios empresariales, como asesoría jurídica, gestoría fiscal, etc.

Las oficinas conjuntas también ofrecen una gran cantidad de instalaciones de apoyo, como redes inalámbricas de alta velocidad, salas de reuniones multifuncionales, impresoras compartidas y zonas de café para el ocio. Al mismo tiempo, los operadores de las oficinas conjuntas suelen organizar diversas actividades comunitarias, como conferencias sobre la industria, sesiones para compartir el espíritu empresarial, fiestas navideñas, etc., para mejorar la conexión y la interacción entre los miembros. Sin embargo, en términos de servicios empresariales profesionales y servicios personalizados, las oficinas conjuntas pueden ser relativamente débiles.

El alquiler de las oficinas con servicios es relativamente alto, pero sus tarifas suelen incluir todos los costes de servicios e instalaciones, por lo que las empresas no tienen que soportar costes operativos adicionales. Al mismo tiempo, el periodo de arrendamiento de las oficinas con servicios es relativamente flexible, y las empresas pueden elegir arrendamientos a corto o largo plazo según sus propias necesidades de desarrollo. Sin embargo, en comparación con las oficinas de cotrabajo, la flexibilidad del ajuste del alquiler puede ser ligeramente inferior.

Una de las principales ventajas del cotrabajo es su bajo coste, especialmente en el caso de los puestos de trabajo abiertos compartidos, el alquiler es mucho más bajo que el de las oficinas tradicionales y las oficinas con servicios. Además, el periodo de alquiler de las oficinas de cotrabajo es muy flexible, desde unos pocos días hasta varios años. Las empresas pueden ajustar el tamaño y el periodo de alquiler del espacio de oficina en cualquier momento en función del desarrollo de su propio negocio, lo que resulta extremadamente flexible y muy atractivo para las empresas de nueva creación y los equipos pequeños.

Las oficinas con servicios son principalmente para medianas y grandes empresas, sucursales de multinacionales y empresas con altos requisitos de calidad en el entorno y los servicios. Estas empresas prestan más atención a la estabilidad, privacidad y profesionalidad del espacio de oficina, y están dispuestas a pagar tarifas más elevadas por un entorno de oficina de alta calidad y servicios integrales.

Las oficinas conjuntas han atraído a muchas empresas de nueva creación, equipos de emprendedores, autónomos y pequeñas empresas creativas. Estos grupos suelen tener presupuestos limitados y esperan reducir los costes de oficina compartiendo recursos. Al mismo tiempo, también están deseosos de comunicarse y cooperar con otros empresarios en un entorno abierto para obtener más oportunidades de desarrollo e inspiración.

Elegir una oficina con servicios de oficina o una oficina de coworking requiere una consideración exhaustiva de la situación real de la empresa y de sus necesidades de desarrollo. Si la empresa tiene altos requisitos de privacidad, seguridad y profesionalidad del espacio de oficina, dispone de un presupuesto relativamente suficiente y espera obtener una gama completa de servicios integrales, una oficina con servicios puede ser la mejor opción; si la empresa presta más atención al bajo coste, la flexibilidad y el ambiente social, busca un entorno de oficina abierto e innovador y espera comunicarse y cooperar con personas de diferentes sectores, una oficina de coworking es más adecuada.

En el propio proceso de toma de decisiones, las empresas también pueden realizar inspecciones in situ de los distintos espacios de oficinas para conocer sus instalaciones, servicios y ambiente específicos, y comunicarse plenamente con los operadores para hacer la elección más adecuada a sus propios intereses. Tanto las oficinas con servicios coworking ofrecen a las empresas modernas una gran variedad de soluciones de oficina, ayudándolas a desarrollarse eficazmente en la feroz competencia del mercado.